Ο ρόλος του λογιστηρίου στη σύγχρονη Επιχείρηση

Το λογιστήριο αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι του «πυρήνα» μιας επιχείρησης. Ένα άρτια οργανωμένο και δομημένο λογιστήριο μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά στην έγκαιρη και σωστή λήψη αποφάσεων εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα και συμβάλλοντας στην πρόληψη και ταχεία αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων και απρόβλεπτων καταστάσεων που μπορεί να προκύψουν. Η επιχείρηση, όπως και κάθε οργανισμός, για να επιβιώσει και ν’ αναπτυχθεί πρέπει να παρουσιάζει μια «εσωτερική υγεία», η οποία είναι κομβικής σημασίας για τη σωστή οργάνωση και προγραμματισμό όλων των διαδικασιών εσωτερικής λειτουργίας και παραγωγής έργου.

Ένα σωστά οργανωμένο λογιστήριο παρέχει τα εχέγγυα εσωτερικής υγείας, εύρυθμης λειτουργίας των καθημερινών συναλλαγών της επιχείρησης και παράλληλα βοηθά στον προγραμματισμό και στην τελική υλοποίηση των κατάλληλων επιχειρηματικών σχεδίων που απαιτούνται για την περαιτέρω ανάπτυξη και πρόοδό της. Αντιθέτως, ένα λογιστήριο χωρίς σωστές δομές και την προαπαιτούμενη οργάνωση μπορεί να προκαλέσει εσωτερικό χάος σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης (σχέσεις με πελάτες, προμηθευτές, υπαλλήλους, δημόσιους φορείς κτλ.) αποτελώντας σημαντικό βαρίδι, το οποίο καθυστερεί την παραγωγή έργου και υπονομεύει συγχρόνως την ποιότητά του.

Κάθε οργανωμένο λογιστήριο οφείλει να απαρτίζεται από τον προϊστάμενο και έναν τουλάχιστον βοηθό λογιστηρίου, οι οποίοι με τις εξειδικευμένες γνώσεις και δεξιότητες που έχουν αποκτήσει κατά την εκπαίδευση, είναι σε θέση να εφαρμόσουν αποτελεσματικά τις ισχύουσες διατάξεις της Γενικής Λογιστικής και του Κ.Β.Σ. (Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων), της φορολογίας, του εισοδήματος φυσικών και νομικών προσώπων της εργατικής νομοθεσίας, καθώς και τη νομοθεσία της κοινωνικής ασφάλισης. Εν κατακλείδι, ο ρόλος τους είναι καθοριστικός για την άρτια και αποτελεσματική οικονομική λειτουργία του εκάστοτε οργανισμού υποστηρίζοντας ενεργά τα οικονομικά τμήματα και τις διευθύνσεις των διαφόρων μονάδων της επιχείρησης. Παρακάτω παρατίθενται ενδεικτικά μερικές από τις βασικές εργασίες που κρίνεται αναγκαίο να λαμβάνουν χώρα σε κάθε οργανωμένο λογιστήριο, οι οποίες ωστόσο διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση και θα πρέπει να προσαρμόζονται σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες:

  • Τιμολογίων αγορών
  • Τιμολογίων και αποδείξεων δαπανών
  • Πληρωμών
  • Τιμολογίων εξόδων εισαγωγών
  • Τραπεζών
  • Προμηθευτών
  • Παραστατικών κάθε είδους, τα οποία θα πρέπει να καταχωρούνται με την ένδειξη «καταχωρήθηκε» αναγράφοντας το είδος του λογαριασμού

Αλλά και:

  • Έκδοση τιμολογίων πελατών
  • Καθημερινή παραλαβή των εισπράξεων από τους πελάτες, αλλά και από τους πωλητές εκδίδοντας το αντίστοιχο παραστατικό
  • Ημερήσιος έλεγχος του ταμείου και ενημέρωση της διοίκησης για τυχόν διαφορές που μπορεί να παρουσιαστούν
  • Συμφωνία υπολοίπων προμηθευτών και πελατών και ενημέρωσή τους (τηλεφωνικώς και γραπτώς) για τυχόν διαφορές
  • Μηνιαία συνδιαλλαγή με τις τράπεζες για την παρακολούθηση των υπαρχόντων λογαριασμών, την επιβεβαίωση των υπολοίπων και των κινήσεων
  • Προετοιμασία και κατάρτιση στην αρχή κάθε μήνα τoυ προγράμματος εισπράξεων και πληρωμών και έγκαιρη παράδοση στη διοίκηση
  • Έλεγχος των παραστατικών εξόδων για τις προμήθειες όλων των τμημάτων και των θέσεων της επιχείρησης (προμήθειες υλικών, αναλώσιμων κτλ.) βρίσκοντας τυχόν διακυμάνσεις και ενημερώνοντας τη διοίκηση
  • Αρχειοθέτηση σε καθημερινή βάση όλων των ελεγμένων και καταχωρημένων παραστατικών, όχι ομαδικά αλλά αναλυτικά, ανά κατηγορία και ανά χρονολογική σειρά.
  • Τήρηση ολοκληρωμένου αρχείου όλων των εγγράφων, δημόσιων και μη, ανά θέμα
  • Τήρηση και ενημέρωση της λογιστικής παρακολούθησης της αποθήκης
  • Εκτύπωση στατιστικών αποτελεσμάτων σε μηνιαία βάση και παράδοσή τους στη διοίκηση.
  • Συμμετοχή στη διενέργεια απογραφής τέλους χρήσεως
  • Καταχώρηση των απαραίτητων εντύπων μισθοδοσίας του προσωπικού. Φροντίζει για την ορθή συμπλήρωση της καρτέλας κάθε νεοπροσλαμβανόμενου ατόμου και την αναγραφή του στο ειδικό βιβλίο νεοπροσλαμβανόμενων
  • Αρχειοθέτηση όλων των μηνιαίων εκκαθαριστικών αποδείξεων των εργαζομένων, αφού πρωτίστως είναι όλες υπογεγραμμένες
  • Έγκαιρη ενημέρωση για κάθε μεταβολή των στοιχείων των εργαζόμενων στην επιχείρηση
  • Πληρωμή των ασφαλιστικών εισφορών των κύριων και επικουρικών ταμείων
  • Πληρωμή του Φ.Π.Α και των λοιπών έμμεσων φόρων και φόρων εισοδήματος, κατόπιν υπολογισμού του από τον Υπεύθυνο Οικονομικών, και συμπλήρωση των απαιτούμενων εντύπων